Factur-X : ce que c'est, et comment savoir si vos factures en sont
Factur-X ressemble à un PDF ordinaire, mais il contient en plus les données de la facture sous une forme que les logiciels lisent. C'est l'un des trois formats de la réforme.
Un PDF avec un fichier caché à l'intérieur
Une facture Factur-X est un PDF que vous ouvrez normalement : elle s'affiche comme n'importe quelle facture. Mais le fichier contient aussi, en pièce jointe invisible, un fichier XML qui reprend les mêmes informations de façon structurée : numéro, date, montants, SIREN, lignes. Le logiciel de votre client lit ce fichier et enregistre la facture sans que personne ne recopie quoi que ce soit.
La norme est franco-allemande, publiée par le FNFE-MPE en France et le FeRD en Allemagne. Côté allemand, elle s'appelle ZUGFeRD : techniquement, c'est la même chose.
Les trois formats de la réforme
- Factur-X : le format hybride, PDF lisible plus données XML. C'est le plus pratique pour les petites entreprises, parce qu'on peut toujours lire la facture à l'œil.
- UBL : un fichier XML seul, très utilisé dans le reste de l'Europe.
- CII : un autre format XML, celui qui sert aussi à l'intérieur de Factur-X.
Vous n'avez pas à choisir vous-même : votre plateforme agréée produit le bon format et l'envoie à la plateforme de votre client. Un fournisseur ne peut pas vous imposer un format particulier.
Les profils, en clair
Factur-X existe en plusieurs niveaux de détail, appelés profils :
| Profil | Ce qu'il contient |
|---|---|
| MINIMUM | Quelques données d'en-tête seulement, sans les lignes. |
| BASIC WL | Les informations du document, toujours sans le détail des lignes. |
| BASIC | BASIC WL plus les principales informations de chaque ligne. |
| EN 16931 | Toutes les informations de la norme européenne. C'est le profil de référence. |
| EXTENDED | EN 16931 plus des données supplémentaires, pour des besoins particuliers. |
Pour un indépendant, la question ne se pose pas vraiment : la plateforme choisit le profil adapté. Si un fournisseur vous envoie un Factur-X MINIMUM ou BASIC WL, sachez que ces profils ne contiennent pas le détail des lignes.
Un PDF fait sur Word n'est pas une facture électronique
Enregistrer une facture en PDF depuis Word, Excel ou Canva donne un PDF ordinaire, sans données structurées. Même chose pour un PDF scanné. Ce type de fichier ne suffira plus pour vos clients professionnels à partir du 1er septembre 2027.